n8n è uno strumento che fa lavorare insieme le applicazioni che usi già. Può leggere un’email, prendere i dati da un modulo, chiedere all’intelligenza artificiale di riassumere un testo e inviare il risultato dove serve. Tutto avviene attraverso blocchi visuali collegati tra loro.
In questa guida lasciamo da parte le architetture complesse e costruiamo tre esempi quotidiani: il riepilogo delle email, la gestione delle richieste ricevute da un modulo e la preparazione di una bozza partendo dalle notizie. Non serve essere programmatori: è sufficiente capire che cosa deve entrare, quale lavoro deve fare l’AI e dove deve arrivare il risultato.
Indice
- n8n spiegato in modo semplice
- Cosa serve prima di iniziare
- Esempio 1: riepilogo quotidiano delle email
- Esempio 2: richieste da un modulo ordinate dall’AI
- Esempio 3: notizie trasformate in una bozza
- Errori comuni da evitare
- Domande frequenti
n8n spiegato in modo semplice
Immagina n8n come un tavolo sul quale appoggi una serie di tessere. Ogni tessera svolge una sola attività:
- la prima tessera avvia il lavoro, per esempio ogni mattina alle 8;
- la seconda recupera le informazioni, per esempio le email arrivate;
- la terza chiede all’AI di elaborarle, per esempio creando un riepilogo;
- l’ultima consegna il risultato, tramite email, Telegram, Slack o un altro servizio.
In n8n queste tessere si chiamano nodi. Il collegamento tra i nodi si chiama workflow. Se sai descrivere una procedura con la frase “quando succede questo, fai queste cose”, hai già il punto di partenza per creare un’automazione.
Regola pratica: comincia con un flusso di tre o quattro nodi. Quando funziona, aggiungi controlli e funzioni una alla volta.
Che cosa può fare l’intelligenza artificiale nel flusso
L’AI è utile quando una semplice regola non basta. Può riassumere messaggi, assegnare una categoria, estrarre nomi e date, proporre un titolo o preparare una risposta. Non è invece necessario usare l’AI per copiare un dato, inviare un’email o controllare se un campo è vuoto: n8n sa già farlo con i nodi normali.
Cosa serve prima di iniziare
Puoi usare n8n Cloud oppure una versione installata sul tuo server. Per riprodurre gli esempi servono:
- un account n8n funzionante;
- l’accesso all’applicazione da collegare, come Gmail o Google Sheets;
- un provider AI, per esempio OpenAI, Google Gemini, Groq oppure un modello locale;
- qualche messaggio o dato di prova che non contenga informazioni riservate.
Le chiavi e le password vanno inserite nella sezione Credentials di n8n. Non copiarle nei testi dei nodi e non inserirle nei prompt. Prima di collegare una casella reale, prova il workflow con pochi messaggi preparati appositamente.
Esempio 1 — Ricevere ogni mattina il riepilogo delle email
Obiettivo: alle 8:00 n8n legge le email delle ultime 24 ore, chiede all’AI di individuare quelle importanti e invia un breve riepilogo.
I quattro passaggi essenziali
- Schedule Trigger: stabilisce quando avviare il workflow. Imposta “Every Day” e scegli le 8:00.
- Gmail: recupera i messaggi recenti. Per la prima prova limita il numero a cinque.
- Modello AI: riceve oggetto, mittente e testo delle email e prepara il riepilogo.
- Gmail, Telegram o Slack: invia il risultato a te o al tuo gruppo di lavoro.
Un prompt semplice da copiare
Riassumi queste email in italiano. Crea prima una sezione “Da leggere subito” con i messaggi urgenti, poi “Da gestire oggi” e infine “Informative”. Per ogni email indica mittente, oggetto e azione consigliata. Non inventare informazioni mancanti.
Come provarlo senza rischi
Imposta l’invio soltanto verso il tuo indirizzo, esegui il flusso manualmente e confronta il riepilogo con le email originali. Se il risultato è troppo lungo, chiedi un massimo di dieci righe. Se vengono considerate importanti troppe email, specifica che sono urgenti soltanto quelle con una scadenza, un blocco operativo o una richiesta diretta.
Una versione ancora più semplice
Se non vuoi collegare subito Gmail, usa un nodo Manual Trigger, incolla tre messaggi di prova in Edit Fields e collegalo al modello AI. In questo modo impari la logica senza concedere accesso alla casella di posta.
Esempio 2 — Ordinare le richieste ricevute da un modulo
Obiettivo: quando una persona compila il modulo contatti, l’AI riconosce l’argomento, propone una priorità e prepara una bozza di risposta. La risposta non viene inviata automaticamente: una persona la controlla.
La versione per principianti
- Google Sheets Trigger: parte quando nel foglio collegato al modulo compare una nuova riga.
- AI: legge soltanto nome, email, oggetto e messaggio.
- Edit Fields: conserva categoria, priorità e bozza di risposta.
- Gmail: crea una bozza, senza inviarla.
Che cosa chiedere all’AI
Leggi la richiesta e assegna una categoria tra: informazioni, assistenza tecnica, collaborazione, altro. Indica priorità bassa, media o alta. Prepara una risposta cortese di massimo 120 parole. Se mancano informazioni, fai una sola domanda. Non promettere tempi, prezzi o soluzioni non presenti nel messaggio.
Il controllo umano che fa la differenza
La bozza in Gmail permette di controllare nomi, tono e informazioni prima dell’invio. È un passaggio semplice ma importante: evita che una risposta sbagliata raggiunga un cliente. Quando il flusso è stabile puoi aggiungere una notifica, per esempio “nuova richiesta ad alta priorità”, senza automatizzare la risposta finale.
Adattarlo alla pagina Contatti di Basi di AI
Lo stesso schema può raccogliere le richieste provenienti dalla pagina Contatti, assegnare l’etichetta “proposta editoriale”, “segnalazione”, “collaborazione” o “assistenza” e preparare una bozza da inviare da info@basidiai.it. I dati devono essere conservati soltanto per il tempo necessario e trattati secondo l’informativa privacy del sito.
Esempio 3 — Trasformare le nuove notizie in una bozza
Obiettivo: una volta al giorno n8n controlla alcune fonti RSS, riassume le novità pertinenti e crea un documento da revisionare. È utile per una newsletter, una rassegna interna o un sito editoriale.
I cinque nodi da usare
- Schedule Trigger: avvia il controllo ogni mattina.
- RSS Read: legge una fonte affidabile scelta da te.
- Limit: conserva soltanto i primi tre articoli recenti.
- AI: crea titolo, tre punti chiave e motivo per cui la notizia è importante.
- Google Docs, email o Ghost: salva il risultato come bozza.
Prompt consigliato
Per ogni articolo scrivi: titolo in italiano, riassunto di 70 parole, perché è importante per chi usa l’AI e URL della fonte. Distingui i fatti dalle valutazioni. Se data o fonte non sono presenti, segnala “da verificare”. Non aggiungere numeri o dichiarazioni che non compaiono nel testo fornito.
Perché è meglio creare una bozza
Un feed può pubblicare aggiornamenti incompleti e il modello può interpretare male un dettaglio. Salvare in bozza permette di aprire le fonti, verificare data e autore, correggere il titolo e aggiungere i collegamenti interni. Per Basi di AI il workflow può suggerire articoli delle sezioni News, Tool AI e Modelli AI, ma la pubblicazione dovrebbe avvenire dopo la revisione.
Quale esempio scegliere per iniziare?
| Se perdi tempo a… | Prova questo workflow | Risultato |
|---|---|---|
| leggere troppe email | riepilogo quotidiano | una sintesi ogni mattina |
| ordinare richieste ripetitive | modulo e classificazione | categorie e bozze pronte |
| controllare molte fonti | RSS e bozza | rassegna da revisionare |
Cinque errori comuni da evitare
- Partire con troppi nodi. Costruisci prima il percorso minimo e verifica ogni passaggio.
- Inviare subito email o pubblicare articoli. Nelle prime prove crea soltanto bozze.
- Usare dati reali sensibili. Collauda con esempi inventati e collega le fonti reali solo dopo.
- Non indicare cosa fare quando manca un dato. Chiedi al modello di segnalare l’informazione assente invece di completarla.
- Non controllare gli errori. Attiva una notifica quando un nodo non riesce a completare il lavoro.
Checklist del primo workflow
- Il risultato desiderato si spiega in una frase.
- Il flusso iniziale contiene al massimo cinque nodi.
- Le credenziali sono salvate in n8n.
- I dati di prova non sono riservati.
- L’AI riceve istruzioni brevi e precise.
- Le comunicazioni esterne restano in bozza.
- Hai eseguito almeno tre prove con messaggi diversi.
- Sai dove vedere le esecuzioni fallite.
Domande frequenti
Serve saper programmare?
No per gli esempi di questa guida. È utile capire la logica “evento → dati → elaborazione → risultato”. Le espressioni e le API diventano importanti soltanto per personalizzazioni più avanzate.
Posso usare Groq o un modello locale?
Sì. Il workflow resta quasi identico: cambia il nodo che invia il testo al modello. Valuta sempre velocità, qualità, costo e tipo di dati trattati. Per i modelli locali consulta la sezione AI Locale.
Quanto costa un workflow?
Dipende dal piano n8n, dal numero di esecuzioni e dal provider AI. Per contenere i costi limita il numero di elementi, evita di inviare testi inutilmente lunghi e prova il flusso con pochi dati.
Posso pubblicare automaticamente su Ghost?
Sì, tramite l’API Admin di Ghost. Per un sito editoriale è preferibile creare una bozza completa di fonti, immagine, tag e metadati SEO, quindi pubblicarla dopo una revisione.
Che cosa faccio se il workflow si blocca?
Apri la sezione Executions, individua il nodo rosso e leggi il messaggio. Verifica prima credenziali, campi mancanti e limiti del servizio collegato. Correggi un problema alla volta e riesegui con gli stessi dati di prova.
Conclusioni
Il modo migliore per imparare n8n è automatizzare una piccola attività che conosci bene. Un riepilogo email, una bozza di risposta o una rassegna di tre notizie sono progetti abbastanza utili da farti risparmiare tempo e abbastanza semplici da capire quando qualcosa non funziona.
Inizia con pochi nodi, mantieni il controllo sulle azioni esterne e aggiungi complessità solo dopo aver verificato il risultato. Puoi continuare dalla sezione Workflow oppure leggere la guida Basi di AI: da dove iniziare.
Fonti e modelli da esplorare
- n8n Docs — Quickstart
- n8n Docs — AI Agent
- Template — Riepilogo quotidiano di Gmail
- Template — Richieste da Google Forms e Gmail
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